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Ein LMS erfolgreich einführen: So vermeiden Sie Stolperfallen! Konkrete Überlegungen und Ansätze für die Einführung eines LMS

Mai 30, 2017, Matthias Brockerhoff & Michelle Wagner - Wie führt man ein neues LMS ein oder wechselt zu einem anderen Anbieter? Erfahren Sie hier, wie Liebherr das unternehmensinterne LMS geplant und sehr erfolgreich umgesetzt hat.
Ein LMS erfolgreich einführen: So vermeiden Sie Stolperfallen! Konkrete Überlegungen und Ansätze für die Einführung eines LMS

Es gibt unterschiedliche Motivationen für die Einführung eines Learning Management Systems (LMS). Gründe sind zum Beispiel E- oder Blended, Mobile oder Social Learning, Prozessoptimierungen, neue Zielgruppen, Ablösung, ... In diesem Blog werden konkrete Überlegungen und Ansätze diskutiert, damit eine LMS-Einführung bzw. der Wechsel zu einem neuen LMS gelingt.

Um verschiedenen Anssätze vorstellen zu können, diskutieren in diesem Blog ein externer LMS-Berater, ein LMS-Anbieter und eine LMS-Nutzerin und -Projektverantwortliche über ihre Erfahrungswerte.

Matthias Brockerhoff, medic-Con. GmbH, als unabhängiger Experte und Berater hat viele Jahre Erfahrungen in LMS Projekten vor allem in Deutschland gesammelt. Ingrid Rafflenbeul, Senior Account Manager bei Saba betreut viele Neukunden in dem deutschsprachigen Raum und zeigt, wie die Einführung eines LMS erfolgreich gelingen kann. Michelle Wagner von Liebherr berichtet über die Einführung des firmeninternen LMS auf nationaler und internationaler Ebene und teilt Erfahrungen aus Sicht von IT und HR teilen.

In der Vorbereitung liegt der Erfolg

Bevor man mit der Planung und Durchführung eines LMS-Projektes beginnt, müssen verschiedenste interne und externe Analysen durchgeführt werden. Dabei ist es wichtig, Meinungen und Erfahrungen anderer aus dem eigenen Unternehmen oder externen Experten zu berücksichtigen.

Welches sind wichtige Vorraussetzungen, um ein LMS zu implementieren?

Matthias Brockerhoff (medic-Con): Der wichtigste Aspekt: Projektverantwortliche müssen ihre gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen kennen und definieren. Ein modernes LMS bietet vielfältige Funktionen: User-Verwaltung, Content-Bereitstellung, Kurs- und Veranstaltungsadministration, Social und Mobile Learning, virtuelle Räume, Reporting, Abrechnung, ... Nur wenn man sich im Vorfeld mit diesen Funktionen und den Unternehmens-Bedürfnissen hinreichend auseinandersetzt, wird man ein passendes LMS finden.

Ingrid Rafflenbeul (Saba Software): Gemäß der Studie
„Learning Technology Study 2016“ der Brandon Hall Gruppe, versuchen weltweit 44% aller Unternehmen ihr existierendes LMS zu ersetzen. Wichtig ist dabei, dass IT und HR von Anfang an auf Augenhöhe zusammenarbeiten, weil ein Lernmanagement-System kein „reines“ IT-Projekt ist, sondern immer und vor allem regelmäßig von Menschen genutzt werden soll. Die Personalabteilung sollte sorgsam prüfen, welches User Interface oder Lerninhalte passend sind; wie der soziale Austausch im Team angeregt werden kann. Die IT-Abteilung sollte Schnittstellen und die Einbindung in die vorhandene technische Unternehmens-Landschaft im Fokus haben, um die Nutzung eines LMS zu erleichtern. Wichtig ist, dass das LMS akzeptiert und regelmäßig genutzt wird und sich damit Werte, die Lernkultur und -prozesse und Leistungen der Zielgruppen ändern.

Michelle Wagner (Liebherr): An der Entscheidung, welche Zielgruppen man mit einem LMS erreichen möchte, hängen verschiedene Rahmenbedingungen und Fragen, über die man sich im Vorfeld klar werden muss. Das sind zum Beispiel:

  • Wie gestaltet sich der LogIn der Nutzer bzw. Lerner (haben diese E-Mail-Adressen)?
  • Wie ist die Erreichbarkeit der Nutzer und Lerner? Sind diese nur im Unternehmen tätig, arbeiten sie teilweise oder komplett von zu Hause, an anderen Arbeitsplätzen etc.?
  • Gibt es ein Intranet, Extranet oder Internet im Unternehmen?
  • Welche Sprachen werden benötigt? Welche kulturellen Unterschiede sollte man bei einer internationalen Nutzung  berücksichtigen?
  • Wie gestaltet sich das Reporting, und für wen ist dies wann und wie oft wichtig?

 Welche technische Maßnahmen und Angebote sollte ein Unternehmen beachten?

Matthias Brockerhoff (medic-Con): Das Reporting ist sehr wichtig, um Ziele und Erfolge zu messen. Aber nur, wenn man vorab mittel- und auch idealerweise langfristige Ziele definiert, wird man Anforderungen und Bedürfnisse ableiten können. Die Entscheidung für ein LMS ist eine große Investition mit teilweise höheren jährlichen Betriebskosten. Ein strukturierter Findungs- und Entscheidungsprozess mit den verschiedenen Interessengruppen ist für den Erfolg unbedingt notwendig.

Ingrid Rafflenbeul (Saba Software): Zunehmend setzen sich auch im deutschen Markt LMS Cloud-Lösungen durch. Cloud-Lösungen sind viel kostengünstiger als unternehmensspezifische Lösungen und stehen oft innerhalb weniger Wochen, teilweise Tage, zur Verfügung. Man kann Komponenten einer Produkt-Suite problemlos erst nach Bedarf hinzufügen, muss also nicht sofort eine komplette Lösung kaufen. Daher ist es ratsam, auch bei einer reinen LMS-Einführung ggf. weiter in Richtung Talentmanagement-Lösung zu denken, um eventuell das System zu einem späteren Zeitpunkt mit anderen Komponenten zu ergänzen. Wichtig ist nur zu bedenken, dass Cloud-Lösungen unternehmensspezifische Anpassungen bieten, aber grundsätzliche Funktionsänderungen nicht unterstützt.

Die Einführung eines LMS ist mehr als nur ein IT-Projekt

Die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern im Unternehmen ist ein Schwerpunkt in jedem Unternehmen. Menschen wollen lernen und fordern daher eine entsprechende Unterstützung, um besser in ihren Leistungen zu werden, ein. Daher muss der Mehrwert eines LMS deutlich für das Unternehmen und den Mitarbeiter hervorgehen.

Welches sind relevante Strategien, um Stakeholder bei der Einführung eines LMS mit einzubeziehen?

Matthias Brockerhoff (medic-Con): Natürlich ist ein LMS zunächst einmal eine datenbankgestützte Software, die Lernende und Kurse verwalten und stabil laufen soll. Der Datenschutz der gespeicherten Personen- und Lerndaten ist wichtig. Ein LMS ist aber auch eine Art „Schaufenster“ zu Zielgruppen und Lernenden. Ein LMS muss daher einfach zu erreichen und zu bedienen sein. Es sollte weiterhin aktuell und attraktiv sein und idealerweise Neugierde wecken und Spaß und Freude bringen, sonst wird die Akzeptanz geringer sein und sich die Lernkultur nur mäßig ändern.

Michelle Wagner (Liebherr): Bei der Einführung unseres LMS war es wichtig, neben der IT und anderen Abteilungen, Händlern, und Endkunden auch das Unternehmens-Management einzubeziehen. Lernen betrifft neben den externen Geschäftspartnern alle Mitarbeiter im Unternehmen, insbesondere das Management, das Lernkurse nicht nur absolviert sondern Mitarbeiter und externe Partner auch zum Lernen motivieren soll. Manager im Unternehmen haben eine Vorbild-Funktion und sind daher besonders wichtig bei der Einführung.   

Ingrid Rafflenbeul (Saba Software): Gelernt wird nicht nur durch Präsenztrainings und online, sondern auch von anderen Kollegen im Team und Unternehmen. Menschen sind neugierig und lernen eigentlich immer und überall. Wir nennen das bei Saba auch „Lernen ohne Grenzen“. Die nächste Version von Saba Cloud ermöglicht es Benutzern, Lerninhalte überall, jederzeit und in jedem beliebigen Format zu nutzen. Personalleiter können diese Vorgänge effizient nachverfolgen und verwalten sowie die entsprechenden Berichte erstellen. Anhand praktischer „Bookmarklets“ (Mini-Lesezeichen) können Benutzer mühelos jede Art von online verfügbaren Lerninhalten suchen, freigeben und nachverfolgen, ob Videos, Artikel, Online-Kurse oder auch Blogs, und zu ihren Lernplänen hinzufügen.

Stolperfallen und wie man sie vermeiden kann

Damit sich die Lernkultur in einem Unternehmen ändert, muss man also von Anfang an eine gute Basis und ein langfristig sehr gutes Angebot schaffen, um Geschäftsprozesse und Ergebnisse abzubilden, Mitarbeiter an sich zu binden und ihre Leistung zu verbessern.

Wie kann man also Stolperfallen bei der Einführung eines LMS vermeiden?

Matthias Brockerhoff (medic-Con): Wichtig ist es, sich zunächst ein gemeinsames Verständnis, vor allem für die verwendete Terminologie und Taxonomie bei der Projekteinführung zu schaffen. Damit klärt sich, was wie definiert und erwartet wird. Das ist eine Stolperfalle, die man leicht in der Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen und Anbietern vermeiden kann. Weiterhin sollte man kritische Prozesse und Use-Cases identifizieren. Das sind nach meiner Erfahrung häufig:

  • Anmelde- und Buchungsprozesse, incl. Freigaben durch z.B. Vorgesetzte,
  • komplexere Blended-Learning-Konzepte sowie
  • Bepreisung und Abrechnung von Angeboten.

Michelle Wagner (Liebherr): Liebherr hat bei der LMS-Terminologie und der Definition eigener Ziele eine Anforderungsanalyse durchgeführt. Dabei wurden nicht nur eigene, interne Systeme geprüft, sondern auch Marktentwicklungen und Empfehlungen von Experten angesehen. Aufgrund der umfangreichen Auswertungen, konnte das Liebherr LMS-Projekt-Team dann intern Empfehlungen von LMS-Anbietern aussprechen, die auf IT-Security und vom Management intensiv geprüft wurden. Liebherr hatte sich letztendlich für Saba Cloud entschieden. Das Saba LMS-System wird national und international seit einem Jahr von Mitarbeitern genutzt.

Matthias Brockerhoff (medic-Con): Potentielle LMS-Anbieter sollte man mit eigenen Use-Cases konfrontieren und damit das potentielle LMS prüfen. Wichtig ist es auch, verschiedene Lizenzmodelle der Anbieter zu hinterfragen, damit auch zukünftige Ziele unterstützt werden. Eine zu vermeidende Stolperfalle ist Arbeit im „kleinen Kämmerchen“. Binden Sie die verschiedenen Stakeholder frühzeitig und transparent ein! Der Betriebsrat hat auch ein großes Interesse, die Qualifikation der Nutzer und Lerner zu entwickeln.

Michelle Wagner (Liebherr): Uns bei Liebherr war es wichtig, einen „Blumenstrauß“ für Change und Qualification Management im Rahmen der lokalen Rollouts bereitzustellen. Wir haben die Ziel- (und vor allem auch die Nicht-Ziel-) Definition der verschiedenen Stakeholder im Rahmen eines moderierten Workshops durchgeführt und dafür Projektsponsoren bzw. Projektpaten aus der obersten Leitungsebene eingebunden. Ein LMS verändert die Lernkultur des Unternehmens. Bei der Einführung haben wir daher immer Wert auf eine offene und konstruktive Arbeitsatmosphäre und regelmäßige Kommunikation in den Projektteams Wert gelegt.

Haben Sie Interesse, mehr zu erfahren? Hier finden Sie weitere Informationen in einem Webinar.

In dem Webinar „Ein LMS erfolgreich einführen: So vermeiden Sie Stolperfallen!“ haben Michelle Wagner (Liebherr), Matthias Brockerhoff (medic-Con) und Ingrid Rafflenbeul (Saba Software) über diese Punkte oben gemeinsam mit Teilnehmern diskutiert. Wenn Sie mehr aus der Praxis erfahren wollen, dann sehen Sie sich hier das aufgezeichnete Webinar an.

Vielen Dank, Frau Wagner, Frau Rafflenbeul und Herr Brockerhoff, dass Sie Ihr Wissen und Expertise in diesem Blog und in dem Webinar mit uns teilten.